1. Організатор акції – Товариство з обмеженою відповідальністю «АВТОМЕДІАГРУП» за участі ВГО «Клуб автомобільних журналістів України» (КАЖУ) та за підтримки Всеукраїнської Асоціації Автомобільних Імпортерів і Дилерів (ВААІД), Асоціації автовиробників України «УкрАвтопром» (УАП), Транспортної академії України (ТАУ) та Федерації роботодавців автомобільної галузі України (ФРАУ).Акція діє з 27 листопада 2017 р. по 15 березня 2018 р. на всій території України (виключення можуть становити тимчасово окуповані території та території, на яких проводиться АТО).
  1. Мета акції – сприяння розвитку автомобільного ринку України шляхом популяризації нових моделей автомобілів, ефективних методів роботи автомобільних компаній та чесної конкуренції.
  1. На час проведення акції, для вирішення організаційних та робочих питань, Організатор створює Виконавчу дирекцію з проведення Всеукраїнської акції «Автомобіль року в Україні 2018» та забезпечує необхідні умови для її роботи. Організатор призначає Виконавчого директора акції, який очолює Виконавчу дирекцію. До складу Виконавчої дирекції входить представник Клубу автомобільних журналістів України у статусі заступника Виконавчого директора.
  1. Організатор створює Наглядову раду акції. До складу Наглядової ради входять офіційні представники компаній/організацій, акції які заявляють автомобілі до участі в акції та по одному представнику від Всеукраїнської Асоціації Автомобільних Імпортерів і Дилерів (ВААІД), Асоціації автовиробників України «УкрАвтопром» (УАП), Транспортної академії України (ТАУ) та Федерації роботодавців автомобільної галузі України (ФРАУ). Вони першочергово отримують інформацію про хід акції, а також мають право вносити зауваження і пропозиції до Виконавчої дирекції щодо проведення акції.
  1. Для підтвердження об’єктивності акції та її результатів Організатор залучає зовнішнього незалежного аудитора – Товариство з обмеженою відповідальністю «БЕЙКЕР ТІЛЛІ УКРАЇНА» (далі – Аудитор).
  1. Оголошення результатів акції проводиться публічно. Формат та сценарій вручення відзнак переможцям затверджуються Виконавчою дирекцією.
  1. Автомобілі – учасники акції

    7.1. Як претенденти на нагороди у номінаціях акції «Автомобіль року в Україні 2018» розглядаються нові моделі автомобілів, які на момент початку акції випускаються не більше двох років і були вперше офіційно представлені і надійшли у продаж в Україні з 20 листопада 2016 р. до 20 листопада 2017 р. (за інформацією офіційних представництв автомобільних брендів) та участь яких забезпечена організаційним внеском. Модифікації з незначними змінами лише у зовнішньому вигляді та у комплектації (включаючи двигуни) як нові моделі не розглядаються.

    7.2. З 3 квітня 2017 року Виконавча дирекція розпочинає прийом попередніх заявок на участь у акції (без вступного внеску). Подання попередньої заявки не накладає на компанію жодних зобов’язань щодо участі в заході. Після подання попередньої заявки за бажанням заявника автомобіль може бути представлений на одному з попередніх тестів автомобілів щодо яких подані попередні заявки на участь у конкурсі та випробуваний у його ході всіма членами Журналістського журі конкурсу. Підтвердивши прийняття попередньої заявки, Виконавча дирекція підтверджує відповідність зазначеної в ній моделі вимогам до учасників акції і не зможе відмовити у прийнятті офіційної заявки через невідповідність критеріям відбору. Попередньо заявляти автомобілі на участь в акції можна з дня їх офіційної презентації в Україні і до 11 жовтня 2017 року. Учасникам, які заявили автомобілі шляхом подання попередніх заявок, буде надана можливість прийняти участь в одному з двох заходів «Автопробіг», які проводяться Організатором.7.3. З 27 жовтня до 10 листопада 2017 року компанія може внести офіційну заявку на участь конкретного автомобіля в акції у звичайному режимі, або відмовитися від участі – скасувавши таким чином власну попередню заявку, якщо вона вже була подана у Виконавчу дирекцію.

    7.4. Розподіл автомобілів-претендентів за номінаціями здійснюється Виконавчою дирекцією на основі заяв офіційних дистрибуторів автомобілів. За наявності у номінації менше трьох автомобілів-претендентів Виконавча дирекція має право зняти цю номінацію з розгляду Журналістського та Громадського журі та перевести автомобілі-претенденти в інші номінації у відповідності з технічними параметрами даних автомобілів, повідомивши про це Наглядову раду акції та Аудитора.

    7.5. Фінальний список автомобілів-учасників акції формується експертами Виконавчої дирекції після остаточного підтвердження сплати організаційного внеску та передається до Наглядової ради акції та Аудитора до 22 листопада 2017 року.

    7.6. У будь-якому випадку автомобіль, який не відповідає вимогам наведеним у пункті 7.1. або щодо якого не сплачено організаційний внесок до 20 листопада 2017 року не може приймати участь в акції. При невиконанні будь-якої з цих умов на 20 листопада 2017 року Виконавча дирекція має право не допустити заявлений автомобіль до участі у конкурсі.

  1. Номінації

    8.1. Визначення номінацій акції здійснює Виконавча дирекція та передає до Наглядової ради акції та Аудитора. Попередній перелік визначається до початку прийому офіційних заяв від офіційних дистрибуторів. Остаточний перелік основних, додаткових та спеціальних номінацій та розподіл автомобілів по номінаціям Виконавча дирекція затверджує після 20 листопада 2017 року – останньої дати прийому організаційних внесків від офіційних дистрибуторів, але до початку голосування Громадського Журі.

    8.2. Виконавча дирекція акції також може вводити основні, додаткові та спеціальні номінації додатково за власним бажанням чи за поданням партнерів та спонсорів, затверджуючи їх на своєму засіданні. Після затвердження їх список передається до Наглядової ради акції та Аудитору.8.3. Головні номінації та попередній перелік основних номінацій наводиться у Додатку А до цього Положення. Остаточний перелік основних номінацій додається до цього Положення у якості Додатку A1 після затвердження його Виконавчою дирекцією.

    8.4. Попередній перелік додаткових та спеціальних номінацій наводиться у Додатку Б до цього Положення. Остаточний перелік додаткових та спеціальних номінацій додається до цього Положення у якості Додатку Б1 після затвердження його Виконавчою дирекцією.

  1. Громадське журі

    9.1. У Громадському журі можуть взяти участь усі бажаючі громадяни України, яким виповнилося 18 років. Для цього необхідно заповнити спеціальну анкету для голосування і надіслати її до 08 січня 2018 р. на адресу Виконавчої дирекції акції будь-яким із сучасних комунікаційних шляхів:– поштою за адресою: 01135, м. Київ, вул. Золотоустівська, 50;
    – кур’єром за адресою: Київ, вул. Золотоустівська, 50;
    – через Інтернет після відповідної авторизації;
    – з використанням мобільних пристроїв.9.2. Анкети для голосування Громадського журі з інформацією про автомобілі-претенденти розміщуються у тижневику «Автоцентр» протягом грудня 2017 р. та в мережі Інтернет протягом листопада-січня 2017-2018 рр. на сайті www.autoroku.ua.

    9.3. Виконавча дирекція акції приймає до розгляду тільки одну анкету від однієї особи за умови надання даних, які дозволяють ідентифікувати особу: ПІБ, номер телефону.

    9.4. Голосування через Інтернет (в тому числі через www.autoroku.ua) дозволено виключно для тих IP-адрес, які територіально належать Україні (виключення можуть становити  тимчасово окуповані території та територій, на яких проводиться АТО). При цьому, у випадку виникнення ситуації, коли буде здійснено голосування з IP-адрес, які розташовані на тимчасово окупованих територіях та територіях, на яких проводиться АТО, Організатор може на власний розсуд: а) приймати до уваги зазначені голоси, однак не допускати їх до розіграшу заохочень, б) навіть допустивши до розіграшу заохочень – на власний розсуд приймати рішення про можливість вручення заохочень, якщо таке буде ускладнене через незалежні від Організатора причини).

    9.5. Голоси Громадського журі, отримані за поліграфічними анкетами та електронними анкетами через Інтернет, та/або надіслані з використанням мобільних пристроїв обліковуються окремо і об’єднуються в загальний результат як сума голосів, отриманих від кожного з цих каналів за відповідний автомобіль.

    9.6. Взявши участь в Акції, особи дають свою згоду на те, що їхні персональні дані, фото- і відеоматеріали з їхньою участю можуть бути використані в публічних заходах, які проводяться Організатором в рамках даної Акції та можуть бути використані Організатором та іншими уповноваженими ним особами в рекламних цілях, в тому числі в друкованих, аудіо-та відеоматеріалах, без виплати будь-якої винагороди. Авторські права на такі матеріали належать Організатору. Детальна інформація з обробки персональних даних розміщена в Додатку В.

  1. Журналістське журі

    10.1. Склад Журналістського журі формується з компетентних представників засобів масової інформації (ЗМІ), які входять до складу КАЖУ та відповідають певним кваліфікаційним вимогам. А саме: особисто займаються споживчим тестуванням автомобілів та представляють одне з провідних автомобільних ЗМІ, або обіймають посаду редактора автомобільної рубрики в провідному діловому або чоловічому ЗМІ, або мають стаж роботи в автомобільній журналістиці більше 15 років.

    10.2. До складу Журналістського журі за поданням КАЖУ можуть бути запрошені інші компетентні представники ЗМІ, що відповідають певним кваліфікаційним вимогам. А саме: особисто займаються споживчим тестуванням автомобілів та представляють одне з провідних автомобільних ЗМІ, або обіймають посаду редактора автомобільної рубрики в провідному діловому або чоловічому ЗМІ, або мають стаж роботи в автомобільній журналістиці більше 15 років.10.3. Члени Журналістського журі мають право особисто протестувати всі автомобілі, які попередньо заявлені до участі в акції «Автомобіль року в Україні 2018». Компанія, яка попередньо заявляє автомобіль як  учасника акції, має сприяти членам Журналістського журі в проведенні такого тест-драйву.

    10.4. Члени Журналістського журі зобов’язані:

    – особисто брати участь у засіданнях журі, власноруч випробовувати автомобілі що заявлені на конкурс  та заповнювати анкети бюлетені для голосування;
    – до оголошення результатів акції утриматись від розповсюдження інформації щодо перебігу голосування, яка є конфіденційною.

    10.5. Для організації роботи Журналістського журі його члени обирають зі свого складу Голову Журналістського журі акції.

    10.6. Склад Журналістського журі акції погоджується Виконавчою дирекцією та передається до Наглядової ради акції та Аудитору.

    10.7. Голосування Журналістського журі повністю організовується КАЖУ та відбувається у два етапи. На першому засіданні заповнюючи відповідні бюлетені його члени обирають переможців у основних, додаткових та спеціальних номінаціях і фіналістів акції – претендентів на звання «Легковий автомобіль 2018 року в Україні» і «Кросовер/SUV 2018 року в Україні»,  що мають пройти випробування на полігоні. У визначений Виконавчою дирекцією та узгоджений з КАЖУ день та час другого засідання Журналістського журі заявники (компанії-дистрибутори) мають представити автомобілі-фіналістів акції на тестовому полігоні, де після проходження ними програми випробувань усіма членами Журналістського журі визначаються переможці у головних номінаціях «Легковий автомобіль 2018 року в Україні» та «Кросовер/SUV 2018 року в Україні» шляхом заповнення бюлетенів для голосування, які шифруються та одразу передаються до Виконавчої дирекції акції. При необхідності тестування автомобілів-фіналістів може відбуватись протягом двох днів (про це за 10 днів до тестування попереджуються всі компанії-дистрибутори та члени Журналістського журі). Автомобілі мають бути представлені на місце тестових випробувань абсолютно готовими до випробувань, на колесах, що відповідають сезону, заправленими та повністю застрахованими за рахунок компаній – дистрибуторів автомобільного бренду, до якого належать автомобілі. Випробування автомобілів-фіналістів на полігоні може бути призначено не раніше ніж через 10 робочих днів після їх визначення та відправки відповідних листів-сповіщень компаніям-заявникам, Наглядовій раді та Аудитору. Претенденти, що не були представлені на тестові випробування, вибувають із подальшої участі в акції у рамках головних номінацій.

    10.8. Основою для роботи Журналістського журі є Регламент, що затверджується Виконавчою дирекцією.

    10.9. Представники Журналістського журі не мають права входити до складу Наглядової ради акції.

  1. Визначення переможців акції

    11.1. Автомобілі – переможці акції у головних, основних, додаткових та спеціальних номінаціях визначаються за сумою балів, набраних за результатами голосування двох журі: Громадського та Журналістського.

    11.2. Обробку анкет для голосування Громадського журі і підрахунок результатів голосування Журналістського журі забезпечує Виконавча дирекція акції.11.3. Перебіг усіх етапів голосування акції «Автомобіль року в Україні 2018» додатково контролюватиме Аудитор для підтвердження прозорості процесу голосування та визначення переможців акції.

    11.4. Результати підрахунку балів (Громадського і Журналістського журі) не можуть бути змінені. Виключення складають:

    – офіційно зафіксовані Виконавчою дирекцією факти спам-атак та інших шахрайських схем, що покликані здійснити вплив на офіційні результати акції;
    – рішення Аудитора за результатами перевірок.

    11.5. Голоси Громадського та Журналістського журі рахуються окремо.

    11.6. Дані, отримані за результатами голосування, обраховуються в балах. Один бал відповідає 0,01% від загальної кількості прийнятих голосів Громадського журі та 0,01% від кількості балів, отриманих автомобілем від представників Журналістського журі.

    11.7. Загальний підсумок голосів у кожній із номінацій визначається за сумою балів, отриманих від Громадського (п. 9) і Журналістського (п. 10) журі.

    Формула підрахунку голосів у рамках номінацій:
    А – сума балів, отриманих за анкетами громадян, заповненими належним чином та надісланими поштою, через Інтернет тощо;
    В – сума балів, отриманих за результатами анкетування Журналістського журі;
    Х – загальна сума.
    Х = А + В.

    11.8. Переможцями у головних номінаціях вважаються автомобілі-претенденти, які за сумою балів Громадського і Журналістського журі набрали найбільшу кількість балів. Автомобілі, що перемогли у головних номінаціях, виключаються з визначення переможців  в інших номінаціях.

    11.9. Переможцями в основних номінаціях вважаються автомобілі-претенденти, які за сумою балів Громадського і Журналістського журі набрали найбільшу кількість балів. Автомобіль, що переміг у будь-якій із основних номінацій, не розглядається як претендент на перемогу в додаткових номінаціях.

    11.10. Переможцями у додаткових та спеціальних номінаціях визнаються автомобілі-претенденти, що за сумою балів Громадського і Журналістського журі набрали найбільшу кількість балів.

    11.11. За однакової кількості балів, набраних автомобілями-претендентами, переможцями визнаються всі автомобілі-претенденти, які набрали однакову кількість балів.

    11.12. Результати акції оформлюються протоколом, який підписує Виконавчий директор акції, Голова Журналістського журі та представник компанії-аудитора «БЕЙКЕР ТІЛЛІ УКРАЇНА».

  1. Виконавча дирекція

    12.1. Виконавча дирекція акції забезпечує всі процеси пов’язані з підготовкою та проведенням акції, зокрема:– формує перелік автомобілів-учасників акції на основі заявок компаній – дистрибуторів автомобільних брендів в Україні;
    – здійснює комплекс заходів для організації голосування Громадського журі (запуск сайту Авто року із можливістю голосування, випуск друкованої анкети для голосування, стимулювання громадян до участі у голосуванні тощо);
    – сприяє організації тест-драйвів (ознайомлюючих та фінальних) та голосування Журналістського журі;
    – здійснює обробку анкет Громадського та Журналістського журі та підраховує результати голосування;
    – організовує необхідні умови для роботи Аудитора акції;
    – організовує церемонію оголошення результатів та вручення відзнак переможцям акції;
    проводить рекламні кампанії та забезпечує висвітлення акції у ЗМІ спрямовані на підвищення інтересу до заходу тощо.12.2. До складу Виконавчої дирекції акції «Автомобіль року в Україні 2018» входять:
    – Виконавчий директор;
    – заступник Виконавчого директора;
    – директор з продажів;
    – івент-менеджер та спеціаліст зі зв’язків з громадськістю;
    – секретар.

    Для організації роботи Виконавчої дирекції до її складу також можуть бути залучені інші спеціалісти.

    12.3. Представники Виконавчої дирекції не мають права входити до складу Наглядової ради акції.

  1. Наглядова рада

    13.1. Кожна компанія – імпортер автомобільного бренду, автомобіль якої відповідає умовам викладеним у пункті 7 даного Положення, має право висунути представника до Наглядової ради акції в особі директора компанії або його довіреної особи. Представників у Наглядову Раду висувають також ТАУ, ВААІД, УАП та ФРАУ. Висування представника відбувається шляхом подання до 10 листопада 2017 року Виконавчій дирекції акції «Заявки на включення в Наглядову раду», підписаної керівником компанії (організації) і завіреної печаткою. Очолює Наглядову раду Президія у складі Голови, якого делегує ТАУ, та двох його заступників, яких делегують ВААІД і УАП.

    13.2. Члени Наглядової ради не мають права входити до складу Журналістського журі акції та Виконавчої дирекції.13.3. Виконавча дирекція акції подає до Наглядової ради: Положення про проведення акції, список автомобілів-претендентів та їх розподіл за номінаціями, склад Журналістського журі акції.

    13.4. Кожен член Наглядової ради акції має право отримувати всю вичерпну інформацію щодо перебігу акції. В ході акції він також має право подавати офіційні запити, протести та пропозиції у Виконавчу дирекцію щодо правил, процедур та перебігу акції, а після її закінчення та оголошення результатів – пропозиції щодо її вдосконалення. Подавати запити в ході акції необхідно на офіційному бланку компанії, яку представляє член Наглядової ради за підписом її керівника. Виконавча дирекція готує відповідь на ці запити та пропозиції в найкоротші строки, але не більше ніж протягом 5 робочих днів. Після закінчення акції пропозиції можна подавати як на офіційному бланку компанії, так і у вільній формі.

    13.5. Протести та пропозиції подані окремим членом Наглядової ради можуть бути відхилені Виконавчою дирекцією з поясненням причин.

    13.6. Члени Наглядової ради акції мають право проводити збори. Практично це реалізується через Президіум Наглядової ради. Кожен з членів Наглядової ради може подавати пропозицію щодо проведення таких зборів в Президіум Наглядової ради, копію в Виконавчу дирекцію акції, яка сприяє організації таких зборів. Збори вважаються такими, що відбулись, якщо на них присутні більше половини членів Наглядової ради. В ході зборів Наглядова рада готує рішення з пропозиціями щодо перебігу цьогорічного конкурсу, яке передається Виконавчій дирекції акції. Виконавча дирекція зобов’язана розглянути рішення Наглядової ради, взяти до уваги викладені в ньому пропозиції та підготувати офіційну відповідь протягом 5 робочих днів.

    13.7. Отримати доступ до анкет та бази даних голосів членів Громадського журі та бюлетенів голосування (в паперовому або електронному вигляді) членів Журналістського Журі члени Наглядової ради можуть лише після закінчення конкурсу, оголошення його результатів та нагородження переможців, надавши офіційний запит за підписом керівника компанії. Доступ до кодів, що дозволяють з’ясувати як проголосував конкретний член Журналістського журі не надаються в будь якому випадку.   

  1. Аудитор

    14.1. Компанія-аудитор акції «Автомобіль року в Україні 2018» – Товариство з обмеженою відповідальністю «БЕЙКЕР ТІЛЛІ УКРАЇНА» забезпечує виконання робіт для підтвердження прозорості процесу голосування та визначення переможців акції. Зокрема:
    – надає інформаційно-консультаційні послуги Виконавчій дирекції пов’язані з реорганізацією процесу голосування через Інтернет для покращення захисту від імовірного несанкціонованого доступу з метою впливу на результати акції;
    – забезпечує комплекс заходів спрямованих на реалізацію і тестування технічних нововведень у процес голосування через Інтернет. А також усунення недоліків в процесі реорганізації голосування через Інтернет;
    – забезпечує моніторинг всього процесу голосування у мережі Інтернет від підготовчої роботи до закінчення голосування, з метою підтвердження результатів голосування та визначення переможців;
    – повноважний представник Аудитора відвідує голосування Журналістського журі з метою підтвердження відсутності порушень  у ході голосування;
    – здійснює контроль за обробкою друкованих анкет Громадського журі та анкет Журналістського журі та підрахунком результатів голосування;
    – підтверджує результати голосування Громадського та Журналістського журі та визначення переможців всеукраїнської акції «Автомобіль року в Україні 2018»;
    – готує аудиторський звіт за результатами голосування та визначення переможців акції «Автомобіль року в Україні 2018».

  1. Заохочення Громадського журі

    15.1. Для стимулювання активності членів Громадського журі серед тих, хто вчасно надіслав повністю заповнені анкети для голосування, можуть бути розіграні заохочення, перелік яких зазначається на сайті www.autoroku.ua.

    15.2. Розіграш заохочень відбувається за допомогою спеціальної програми, що генерує випадкові числа.15.3. Розіграш проходить у присутності комісії до складу якої входять: представник Виконавчої дирекції, юрист, представник Аудитора та представники компаній, що надають заохочення для розіграшу (присутність представника компанії під час розіграшу визначається на власний розсуд компанії, що надає заохочення).

    15.4. Перелік переможців розіграшу та порядок отримання заохочень публікується на офіційному сайті акції www.autoroku.ua.

  1. Етапи проведення акції

    16.1. проведення першого этапу заходу «Автопробіг»  у період з 01 серпня 2017 року по 02 серпня 2017 року в рамках акції “Автомобіль року в Україні 2018” за участі автомобілів учасників Акції, та незалежних журналістів.

    16.2. проведення другого этапу заходу «Автопробіг»  у період з 12 жовтня 2017 року по 13 жовтня 2017 року в рамках акції “Автомобіль року в Україні 2018” за участі автомобілів учасників Акції, та незалежних журналістів.16.3. Формування остаточного списку автомобілів-претендентів та робочих органів акції – до 22 листопада 2017 року.

    16.4. Підготовка рекомендацій Аудитором щодо покращення технічного аспекту голосування у мережі Інтернет (перенесення сайту на окремий хостинг, покращення політики безпеки тощо), узгодження їх із Виконавчою дирекцією акції, реалізація, тестування та фінальне впровадження – до 23 листопада 2017 року.

    16.5. Голосування Громадського Журі (розповсюдження та збір анкет для голосування) – з 27 листопада 2017 року до 8 січня 2018 року. Голосування Журналістського журі – з 11 грудня 2017 року до 25 січня 2018 року.

    16.6. Фінальна перевірка технічним спеціалістом Аудитора програмного коду, що визначає переможців голосування у мережі Інтернет – до 8 січня 2018 року.

    16.7. Підведення підсумків, затвердження результатів – до 1 лютого 2018 року.

    16.8. Оголошення результатів та нагородження переможців – з 1 лютого до 16 лютого 2018 року.

    16.9. Розіграш заохочень – до 15 березня 2018 року.

Умови акції можуть бути змінені та/або доповнені Організатором протягом всього строку проведення Акції. Зміна та/або доповнення умов акції можлива у випадку їх затвердження Організатором та оприлюднення на сайті www.autroku.ua. Такі зміни та доповнення набувають чинності з моменту опублікування, якщо інше не буде спеціально визначене безпосередньо змінами/доповненнями до даних Правил.